Las soluciones de pago virtual para viajes de empresa no solo sirven de ayuda a los viajeros y agilizan los procesos de contabilidad, sino que también influyen de forma inmediata en los costes directos. Un nuevo documento técnico de HRS sobre el ahorro mediante la transparencia Savings Through Transparency revela que el precio medio por habitación en las estancias de una noche en los hoteles disminuye un 12 % de media cuando se introduce una solución central de pago virtual. El análisis tuvo en cuenta 30 000 reservas hoteleras de empresas, divididas a partes iguales en reservas realizadas antes y después de la introducción de una solución de pago virtual.
Con las soluciones de pago virtual, las empresas reciben y liquidan las facturas de hotel de forma centralizada y sin malgastar papel. La factura del hotel se liquida mediante una tarjeta de crédito generada en el momento de realizar la reserva; el viajero no necesita pagar por adelantado, ni elaborar informes de gastos de viaje. De este modo, se brinda a las empresas una total transparencia en lo que respecta a los gastos de alojamiento y hasta el más mínimo detalle está pormenorizado. Si bien las empresas conocen desde hace tiempo las ventajas del proceso (ahorros indirectos), también existen una serie de ventajas directas:
- El precio medio de las habitaciones reservadas disminuyó tras la introducción de una solución de pago virtual; pasó de los 112,3 € a los 98,6 €, lo que supone una disminución del 12 %.
- El índice de no presentación, que genera costes adicionales a la empresa, es el índice de reservas hoteleras que no se materializan porque los viajeros no se presentan en el hotel. Este índice también se redujo, pasó del 4,1 % al 3,5 %. Más allá de las ganancias de eficiencia operativa, la reducción del índice de no presentación también beneficia a los socios de hoteles más demandados, de modo que pueden realizar una mejor gestión de su inventario.
- Ahora, los viajeros realizan sus reservas de una noche 2,5 días antes, 11 días antes de su llegada, si lo comparamos con los 8,5 días del periodo anterior.
Un cambio que beneficia a los hoteles regionales y locales
La significativa reducción de costes en el índice medio se produce gracias a dos factores. En primer lugar, el adelanto de las reservas influye en el aumento de los precios de las habitaciones cuando se celebran ferias y exposiciones comerciales. En segundo lugar, los datos muestran un cambio en las reservas de hoteles en detrimento de las cadenas hoteleras globales y que favorece a los hoteles locales y regionales. En dichos hoteles, el porcentaje de reservas antes de que se aplicase la solución era del 30 % y, una vez implementada, aumentó al 40 %. Tal y como muestra otro análisis de datos de HRS, la oferta hotelera que se presenta fuera de las cadenas hoteleras globales suele contar con habitaciones más económicas de una calidad similar, ya que dichos establecimientos no tienen que hacer frente a los costes de franquicia ni a otros gastos generales relacionados.
Christian Gall, vicepresidente de soluciones de pago de HRS, asegura que "El estudio demuestra que la transparencia que generan las soluciones de pago virtual parece influir en la decisión de los clientes de alojarse en hoteles más económicos. En efecto, su comportamiento está cambiando y se está ahorrando dinero, sin que ni siquiera se den cuenta. Esto añade una nueva dimensión al debate sobre las ventajas del pago virtual, ya que el enfoque se ha centrado principalmente en los ahorros indirectos hasta el momento".
El documento técnico puede descargarse en https://corporate.hrs.com/es/soluciones/ahorro-gracias-la-transparencia
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