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Se trata de un proyecto internacional cuyo despliegue abarca un total de 11 países: España, Portugal, Eslovenia, Croacia, Alemania, Bélgica, Italia, Inglaterra, Polonia, Hungría y Rumanía. Stratesys Consulting ha llevado a cabo la implementación del proyecto.
Grupo Uralita, multinacional española de materiales de construcción, ha seleccionado la solución de Esker para automatizar los procesos de cuentas a pagar y de emisión de facturas electrónicas de su filial Uralita, S.A. (URSA) y de las cuatro unidades operativas de la división de Iberia.El proyecto, ya en marcha, contempla la gestión automática integrada en SAP de más de 180.000 facturas de proveedores y de 15.000 facturas a clientes al año.
Se trata de unos de los proyectos con mayor presencia internacional de Esker Ibérica, con una cobertura de 11 países: España, Portugal, Eslovenia, Croacia, Alemania, Bélgica, Italia, Inglaterra, Polonia, Hungría y Rumanía. La solución Esker DeliveryWare ha sido instalada en 4 servidores en la sede del grupo en Madrid.
URSA, filial internacional del Grupo Uralita, es el tercer productor europeo de materiales aislantes, con 14 plantas productoras y oficinas de ventas en los principales países europeos y de Oriente Medio. URSA provee productos de alta calidad, cubriendo todas las aplicaciones en los ámbitos del aislamiento térmico y acústico.
Stratesys Consulting se hizo cargo de la consultoría e implementación de la solución dentro del entorno SAP. La consultora se centró en el proceso de cuentas a pagar, al ofrecer soporte al cliente en el despliegue de un nuevo proceso corporativo de e-procurement. En la primera fase se automatizó el proceso completo, desde la captura y validación de datos, contabilización de facturas, integración automática de datos en SAP hasta el almacenamiento automático en un sistema de archivo documental. En una segunda fase, la consultora implantó el proceso de generación de facturas electrónicas con firma digital y sellado de tiempo desde SAP para algunas de las unidades de negocio de URSA y las unidades operativas de Uralita Iberia.
“Esker nos ofreció una solución única que gestiona tanto las facturas entrantes como salientes y capaz de automatizar de forma completa los procesos documentales, desde la recepción de las facturas de proveedores al envío de éstas a los clientes, lo que nos dota de una plataforma escalable y de crecimiento con un TCO óptimo”, comenta Gregor Miklavcic, Jefe de Proyecto de URSA Slovenia.
Automatización de Cuentas a Pagar
La primera fase contempló la automatización de más de 180.000 facturas de proveedores: escaneo y validación local en cada una de las ubicaciones, envío a los servidores centrales de URSA situados en Madrid donde se realiza el proceso de captura de datos y almacenamiento en Esker DeliveryWare, para finalmente, enviarlas al sistema SAP corporativo y que se complete su proceso de contabilización. Para aquellas facturas que no disponen de pedido, se han implementado unos procesos de workflow para aprobación dentro de los diferentes centros de coste de cada unidad operativa. Una vez finalizado el proceso, se procede a su transferencia y contabilización en SAP.
“Es muy importante para nosotros la mejora constante de nuestro servicio al cliente y la innovación en nuestros procesos”, añade Gregor. “La herramienta de Esker es muy fácil de utilizar y transparente. Fuimos capaces de simplificar todos los procedimientos de Cuentas a Pagar, ya que estábamos perdiendo mucho tiempo con las revisiones manuales así como con la introducción de datos en el sistema. También han sido muy positivos los resultados en cuanto a la verificación de costes, ya que podemos ver todas las facturas y confirmarlas incluso cuando ya han salido de nuestras oficinas”.
Factura electrónica con firma digital
En una segunda fase se procedió a la generación automática de facturas en formato electrónico con firma digital y sellado de tiempo. El objetivo consistió en la automatización de la creación, firmado electrónico, envío por correo electrónico y archivado de más de 15.000 facturas al año en formato electrónico de forma automatizada. El Grupo necesitaba una solución flexible para adaptarse a los distintos formatos y esquemas de facturas, y así poder facturar electrónicamente a los clientes de las cuatro unidades operativas de la División de Iberia (bajo las marcas Pladur®, Algiss®, Cobert® y Adequa®) y cuatro de los países de la División de URSA® (URSA Ibérica [España y Portugal], Eslovenia y Croacia). Además, la solución debía poder integrarse en el marco de la solución de comercio electrónico www.pladur.biz.
“Un aspecto clave en el éxito de este proyecto, ha sido el modelo colaborativo de trabajo que se ha seguido con el equipo de proyecto proporcionado por Stratesys Consulting”, indica María del Acebo Sánchez-Macián, Jefa de Proyecto de Uralita Iberia. “Gracias a su conocimiento de los procesos y componentes legales asociados a la emisión de factura electrónica y sus habilidades como integrador de Esker, hemos podido alcanzar los ambiciosos objetivos de negocio establecidos en el marco del proyecto.”
Beneficios Medioambientales
La eliminación del volumen de documentos en papel permite al Grupo Uralita contribuir a mejorar nuestro medio ambiente. En efecto, con la automatización de 390.000 documentos financieros (el total de las facturas entrantes fotocopiadas y de las facturas enviadas y archivadas), al finalizar la implementación, Uralita no sólo ganará en eficiencia ahorrando en tiempos de gestión y reducción drástica de errores, sino que evitará el correspondiente impacto medioambiental:
- 32,5 árboles no destruidos
- 51.665 metros cúbicos de desechos no producidos
- 7.995 kilovatios de energía ahorrados
- 4.993 kilos de Co2 no emitidos en el atmósfera
Acerca de Grupo Uralita
Uralita es una multinacional española de materiales de construcción con más de 100 años de historia (fue fundada en 1907). En la actualidad, la compañía opera en 35 países. Las áreas de negocio estratégicas de la sociedad son Aislantes (bajo la marca URSA®), Yesos (bajo las marcas Pladur® y Algiss®), Tejas (bajo la marca Cobert®) y Tuberías (bajo la marca Adequa®).
Uralita ocupa una posición de liderazgo en la Península Ibérica en el sector de materiales ligeros de construcción y es el tercer fabricante europeo de aislantes. Grupo Uralita está integrado por las siguientes compañías: URSA, Pladur, Algíss, Cobert y Adequa. URSA está organizada en seis unidades geográficas y una central corporativa con sede en Madrid.
Acerca de Stratesys Consulting
Stratesys Consulting es una compañía independiente, con capital 100% español, altamente especializada en servicios de consultoría IT basados esencialmente en la plataforma tecnológica SAP.
Desde sus inicios hace ya 12 años, ha estado inmersa en el desarrollo de numerosos proyectos, creando soluciones de negocio en más de 130 clientes, consolidándose progresivamente su presencia en diversos sectores y fortaleciéndose el reconocimiento y liderazgo de la firma en el mercado. En los últimos 3 ejercicios ha experimentado unas tasas de crecimiento de dos dígitos anuales.
Esta progresión sólo ha sido posible construyendo simultáneamente un magnífico grupo humano, equipo que en la actualidad lo integran 300 profesionales de elevada cualificación y contrastada experiencia, distribuidos en sus 6 oficinas y centros de desarrollo.
Para más información, visite, www.stratesys,es
Acerca de Esker
Esker provee soluciones que mejoran la eficiencia y rentabilidad de las empresas gracias a la automatización de sus procesos de negocio. La automatización permite reducir la intervención manual y el uso del papel, dotando al equipo directivo de un mayor control y visibilidad sobre los flujos documentales que entran y salen de la empresa. Pudiéndose utilizar como servicio o en propiedad, la solución de Esker es una plataforma universal de automatización para cada tipo de proceso y de canal de comunicación, que permite recortar costes, obtener rendimientos operativos importantes e inmediatos y recuperar la inversión en un periodo de entre tres a seis meses.
Fundada en 1985, Esker cuenta con más de 80.000 clientes en todo el mundo. En la península ibérica, la empresa está presente desde el año 1995 y da servicio a más de 400 empresas, clientes de Esker DeliveryWare y Esker Fax, y más de 2000 clientes de Acceso Host. Las oficinas centrales de Esker están ubicadas en Lyon, Francia y cuenta con filiales en España, Estados Unidos, Alemania, Reino Unido, Italia, Singapur y Australia.
Esker cotiza en Euronext, la Bolsa de Valores de Francia (Le Nouveau Marché/ISIN: FR0000035818).
Para más información, visite, www.esker.es