Lowendalmasaï: “El 26% de nuestros clientes tienen externalizado algún área del departamento de compras”
Los departamentos de compras de la mayoría de empresas españolas cobran cada vez más importancia dentro de sus respectivas organizaciones empresariales. Son uno de los pilares estratégicos a la hora de reducir costes y en situaciones de crisis como la actual los diferentes modos de gestionarlos pueden aportar ventajas y ahorros sustanciales para la competitividad de sus empresas. Con esta premisa, la consultora especializada en gestión de costes empresariales Lowendalmasaï, ha organizado un desayuno de trabajo junto a seis directivos de departamentos de compras de importantes compañías multinacionales durante el que se ha debatido sobre las ventajas y desventajas de su centralización, externalización, dependencia estratégica en el organigrama, centrales de compras, medición de sus resultados, etc.
El desayuno ha contado con la presencia de directores de compras de firmas multinacionales que representan un volumen de compra de más de 500MM€ representativas de diversos sectores: construcción, farmacéutico-sanitario, automoción, telecomunicaciones, e ingeniería.
Tal y cómo destaca Eric Mass, Manager del Dpto. de Costes y Compras Estratégicas de Lowendalmasaï, “en todos los casos los participantes han comentado la creciente importancia de su departamento en el organigrama de sus respectivas empresas. De hecho, una de ellas, pese a su gran tamaño y a tener una larga trayectoria, ha procedido a la creación de su departamento de compras específico hace no demasiado tiempo, lo que da idea de que cada vez las empresas son más conscientes de su importancia estratégica, por su capacidad de generar ahorro, por las sinergias que generan dentro del grupo, y por el valor añadido que pueden aportar a las organizaciones entre otras razones.”
Sponsorship del la Dirección General
Una de las aportaciones surgidas en el encuentro ha sido la importancia que tiene contar con el apoyo directo de la Dirección General en la toma de decisiones. Tal y como comenta otro de organizadores del encuentro, David PuentesBusiness Development Manager en Lowendalmasaï: “En muchas ocasiones los Directores de Compras han de tomar decisiones que en un primer momento no son compartidas por aquellos que dentro de su organización van a ser los usuarios de los productos o servicios que se adquieren desde los mismos y por esta razón conviene que la organización comprenda que el Director de compras cuenta con la confianza plena de la Dirección General y para que todos presten su apoyo a los cambios que se propongan desde el Departamento de Compras.
Centralización: rol del Dpto. de compras
Para los expertos de la consultora existen varias fases a la hora de centralizar las compras de una compañía en un solo departamento: “en la primera fase de lanzamiento y consolidación de una función de compras corporativa, conviene centrar los esfuerzos en centralizar las actividades de compras, para explotar sinergias y tener una visión global. Una vez se asienta el modelo y se generan las primeras líneas de optimización, conviene hacer un análisis que contemple la eficiencia y evalúe si es factible subcontratar actividades no sustanciales en la competitividad de la compañía para focalizar los recursos del departamento de compras en actividades de alto valor (análisis de proveedores, estrategias de compras, acuerdos marco, contratos plurianuales, etc."
La coordinación del departamento de compras con los servicios de la empresa que van a utilizar los productos o servicios adquiridos desde el dpto. ha sido otra de las cuestiones que ha generado más entusiasmo en el debate, especialmente en lo que se refiere a las compras indirectas, es decir a las compras de viajes, gastos en proveedores de servicios creativos para el departamento de marketing, consumibles de oficina, etc. Tal y como explican los organizadores del encuentro “la gestión de las compras indirectas conlleva dos especificidades importantes respeto a las compras directas: hay un grandísimo número de interlocutores internos, y muchas áreas se solapan con competencias de otros departamentos como RRHH, finanzas, servicios generales, por eso siempre es importante que se haga una valoración caso por caso de aquellos productos o servicios cuya compra deba ser realizada indefectiblemente a través del dpto. de compras y de aquellos otros que puede realizarse directamente por los usuarios de los mismos, sin que eso signifique una pérdida de control absoluto por parte del departamento de compras”.
Datos nacionales vs internacionales
Los asistentes al encuentro auspiciado por Lowendalmasaï han relatado algunos ejemplos de sus respectivas empresas en los que se había intentado centralizar demasiado la gestión de compras. Un participante expuso el caso de una multinacional en la que se había procedido a la contratación de una sola agencia de creatividad y marketing para distintos países para abaratar costes con el resultado fallido de que los mensajes publicitarios no funcionaban por igual en todos los países debido a las características de cada uno.
En este punto, algunos de los asistentes al encuentro que desempeñan su labor en empresas multinacionales han optado por limitar la concentración hasta llegar a departamentos de compras por países. Para Eric Mass, “la concentración de las Compras indirectas tiene sus límites, por ejemplo es importante tener a proveedores capaces de prestar el servicio en todas las zonas donde se necesitan, depende de cada caso concreto”. David Puentes coincide en este punto: “los participantes en el encuentro han afirmado que muchas veces los Departamentos de compras de las filiales españolas conseguían acuerdos más ventajosos a nivel local que los acuerdos marco internaciones alcanzados por su matriz, por eso conviene estudiar caso por caso”.
Externalizar el Dpto/ sus áreas
“El 26% de los clientes de Lowendalmasaï tienen externalizada al menos alguna de las áreas del Departamento”, tras la introducción de este dato por parte de Eric Mass, los asistentes han departido sobre la externalización o subcontratación de estos servicios en sus respectivas empresas. En algunos casos la posibilidad de subcontratar el servicio se veía remota, es el ejemplo de un departamento de compras de una constructora, que todavía tenía una escasa consolidación dentro la empresa y en la que gran parte de las adquisiciones se hacían localmente dónde se necesitaban, de manera ajena al dpto. Sin embargo, otros asistentes se mostraron muy a favor del outsourcing. Es el caso del Director de compras de una empresa de telecomunicaciones que explicó que en su empresa él era el único responsable del departamento en plantilla porque el resto se subcontrataba, afirmó que trabajaba junto a tres consultoras que ejecutaban el plan de compras bajo su planificación.
Para Eric Mass, de Lowendalmasaï, la subcontratación del Departamento de Compras, o de algunas de sus áreas, aporta muchas ventajas a la compañía: “le permite liberarse de los esfuerzos a veces engorrosos que conlleva una correcta gestión del departamento: búsquedas exhaustivas de proveedores, arduas negociaciones, seguimiento de indicadores…La subcontratación permite a nuestros clientes focalizarse en su core business, en aquello en lo que son capaces de aportar valor a su empresa”. David Puentes añade más ventajas de la subcontratación: “los consultores de empresas externas suelen tener acceso a benchmarks, o valores de referencia que les permiten conocer cómo se hacen las cosas en otras empresas del mercado y esto les posibilita introducir variaciones y flexibilizar los costes, además aportan nuevos paneles de proveedores, e introducen mejoras organizativas ya que, desde fuera de la organización y por su experiencia con otras empresas, aportan una nueva perspectiva que les permite identificar oportunidades de mejora”.
Cómo medir resultados
La medición de resultados alcanzados por estos departamentos ha sido otro de los temas abordados: “Hemos planteado a los asistentes que en el 50% de nuestras empresas clientes, el dpto. de compras no reporta ningún elemento de medición de resultados al resto de la organización y los asistentes no se han sorprendido, de hecho, algunos de ellos explican que la medición de elementos les exige esfuerzos difícilmente asumibles para sus organizaciones”, comenta Eric Mass. Algunos asistentes han aseverado que sólo medían el ahorro total alcanzado por el departamento respecto al presupuesto que tuviera asignado y el grado de satisfacción demostrado por los usuarios de las adquisiciones hechas por el mismo. “El ahorro respecto al presupuesto es un indicador fundamental, por eso en algunas compañías el departamento de compras participa en la creación de presupuestos, pero durante el proceso se pueden medir otros indicadores que nos permitirán controlar el resultado final”, matiza David Puentes.
Durante el encuentro la mayoría de los participantes han coincidido en la importancia de contar con de criterios de medición que aseguren que el proceso se sigue correctamente y a este respecto se han apuntado varios indicadores importantes como la medición del uso del departamento de Compras, es decir, del volumen de gasto que pasa por el dpto. de compras y del que no, y también el tiempo que transcurre entre la declaración de la necesidad de un servicio o producto y la remisión del pedido al departamento correspondiente. En este punto un asistente ha destacado que la filosofía de una conocida multinacional de automoción japonesa es que si se controla que el proceso se está haciendo correctamente los resultados llegan por sí solos. “En Lowendalmasaï disponemos de un listado de 150 indicadores y resulta fundamental elegir los más adecuados tanto a la realidad como a los objetivos de cada empresa para hacer un seguimiento exhaustivo de la gestión de compras y los resultados de estos departamentos a través de las herramientas utilizadas” completa Eric Mass.
*Lowendalmasaï ha lanzado un Ciclo de Workshops intersectoriales con Directores de Compras cuyo primer encuentro se celebro el pasado día 25 de enero en el Hotel Mirasierra.
Acerca de Lowendalmasaï
Lowendalmasaï es una consultora operacional especializada en la optimización de costes empresariales mediante la implementación de diferentes medidas estratégicas. Sus servicios se agrupan en torno a cuatro pilares: costes y compras estratégicas, gestión del cash-flow, fiscalidad internacional y financiación de la innovación.
Como consultora 100% orientada a la consecución de resultados, Lowendalmasaï garantiza a sus clientes el retorno de la inversión con un modelo de negocio que vincula una parte de su remuneración al éxito alcanzado mediante sus soluciones de optimización de costes.
Lowendalmasaï opera en más de 30 países de los 5 continentes y se ha ganado la confianza de más de 1500 clientes de todo el mundo; la mayor parte de ellos son empresas que integran los índices del IBEX 35, CAC 40 y el FTSE.