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Miércoles 21 de noviembre de 2018
15/06/2017
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Los programas hoteleros corporativos no obtienen las tarifas que negociaron

 

La GBTA Foundation, sección de investigación de la Global Business Travel Association, en colaboración con HRS, ha realizado una encuesta mundial -durante el primer cuatrimestre del año-, a los gestores de viajes o travel managers con el objetivo de confirmar la existencia de discrepancias entre las tarifas hoteleras negociadas y las finalmente pagadas en los programas corporativos de viajes.

Dicho estudio se centra en la precisión de las tarifas hoteleras y la frecuencia con la que los travel managers realizan auditorías de tarifas. Según los datos analizados, el 17% de los contratos con hoteles contenía algún error. Asimismo, la investigación revela que el 86 % de los travel managers verifican la información de su contrato de hotel negociado, incluidas sus tarifas, los servicios y el resto de características negociadas, una vez que las han cargado en el sistema y para comprobar su exactitud.

 

Solo el 4 % realiza auditorías semanales

Los resultados de la GBTA revelan que solo una parte de las empresas comprueba la precisión de las tarifas hoteleras con frecuencia.

A nivel mundial, el 86 % de travel managers auditan la información negociada con el hotel, incluyendo tarifas, servicios y otros detalles, una vez que se carga en el sistema para verificarlo. El 31 % de los travel managers auditan sus tarifas cuando introducen algún cambio, el 10 % semanal o mensualmente (un 4 % y un 6 %, respectivamente) y un 32 % cada dos meses.

Además, uno de cada siete travel managers no lleva a cabo este tipo de auditorías. Los motivos de la falta de control son, según el 42 %, la falta de recursos internos; para el 16 %, la ausencia de un presupuesto para subcontratar la tarea. Asimismo, para el 18 % la realización de dichas auditorías no supone una reducción en la tarifa, por lo que no forma parte de sus prioridades.

Uno de cada seis contratos de hoteles auditados contiene discrepancias, en su mayor parte en la tarifa, seguido de la categoría de habitación, amenities y política de cancelación. El estudio de HRS realizado sobre 500 000 tarifas revela que el 25 % son erróneas. Esta desviación demuestra que hay mucho que hacer en los programas que manejan los travel managers ya que las compañías pagan un 14 % más que lo que habían negociado. Por regiones, el estudio indica que las discrepancias en LATAM se sitúan en el 18 %, en Estados Unidos y APAC se alcanza el 14 % y las compañías de EMEA pagan más del 11 % de lo que había negociado.

También se pone de manifiesto que la forma de realizar las auditorías varía significativamente en función del gestor de viajes: un 52 % audita las tarifas de forma interna y manual. Otros subcontratan la tarea a sus TMC o Travel manager company (38 %), a su proveedor de soluciones hoteleras (15 %) a otro consultor externo (11 %). El 36% espera que sus viajeros informen cuando una tarifa es incorrecta, lo cual puede ser la manera menos efectiva de monitorear y controlar discrepancias.

El 16 % confía en que el hotel informe al travel manager cuando ocurre una discrepancia. Sin embargo, la mayoría de los hoteles no tienen la capacidad para comprobar cada contrato y debido a su lealtad a la marca suelen ser reacios a dar esta información.

 

El nuevo Rate Protector de HRS detecta errores en las tarifas hoteleras e inicia su corrección

HRS ofrece Rate Protector, una nueva herramienta que realiza auditorías de las tarifas y los servicios automáticamente, y ayuda así a reducir gastos tanto a gestores de viajes como a los hoteles. Si la herramienta detecta incoherencias entre las tarifas introducidas y los parámetros negociados, se activará el proceso de corrección y se informará al hotel para que compruebe la tarifa. Las tarifas erróneas no se muestran a los viajeros que realizan reservas.

HRS presentó este nuevo servicio en el último Corporate Travel Forum de Berlín, la edición alemana de la serie de eventos de viajes corporativos mundiales de HRS. El servicio Rate Protector se ofrece exclusivamente a los clientes con un programa de Sourcing de HRS.

 

La ineficiencia de trabajar con tarifas incorrectas

En el sourcing hotelero, tras la fase del RFP (Request for Proposal) y las negociaciones de contratos, se introducen los datos en los GDS (Global Distribution Systems) y en los sistemas de reservas que usan los viajeros y los agentes de viajes. Debido a la falta de estándares en el sector, como por ejemplo la variación de categorías de las habitaciones, se producen errores, tanto humanos como de los sistemas, que pueden provocar desviaciones entre los valores acordados y los datos que aparecen en la herramienta de reservas de la empresa.

Los gestores de viajes invierten mucho tiempo y muchos recursos en la negociación de tarifas de habitaciones y servicios con los hoteles. "Estos esfuerzos habrán merecido la pena si las tarifas negociadas y los servicios están a disposición del viajero”, afirma Tobias Ragge, director ejecutivo de HRS. Así, “los resultados del análisis demuestran que las auditorías de tarifas son más importantes de lo que muchas empresas podrían pensar hoy en día”.

 

  • Para esta evaluación, HRS analizó más de 500 000 tarifas corporativas de clientes corporativos multinacionales entre 24 de enero y el 3 abril 2017. De este modo, las cadenas hoteleras y los establecimientos independientes representan, cada uno, la mitad del portfolio analizado.

 

Sobre el portal hotelero hrs

HRS facilita el viaje de negocios. Las empresas y viajeros corporativos de todo el mundo nos buscan para encontrar el alojamiento óptimo en hoteles y para simplificar el proceso de gestión de los viajes. Desde la reserva de las mejores tarifas hasta el pago y las actividades anuales con proveedores, HRS ofrece servicios completos de automatización y consultoría a más de 40 000 empresas. HRS es también el proveedor de contenido hotelero más grande del mundo, ofreciendo cinco millones de habitaciones en más de 350 000 hoteles en 190 países, todo ello perfectamente disponible para viajeros de negocios y agentes de viajes a través de todos los sistemas de distribución global y herramientas de reserva online. HRS ayuda a equilibrar el mix hotelero corporativo con un acceso sin competencia a hoteles independientes, los cuales representan más del 70 % de la oferta hotelera mundial. Nuestro objetivo: obtener ahorros para las empresas y aumentar la satisfacción del viajero.

Con sede en Colonia (Alemania) desde 1972, HRS cuenta con 1600 empleados en 27 oficinas en todo el mundo y estructuras regionales en Barcelona, Londres, Nueva York, São Paulo, Shanghái, Singapur y Tokio. Más información en https://corporate.hrs.com/es



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