Buscar fórmulas para abaratar costes si queremos ser competitivos es tarea habitual de las empresas. En este contexto se enmarca la gestión de la globalidad de los servicios de Facility Management (FM), que Consultoras dedicadas a la optimización de costes prestan en el mercado. Esta disciplina se define, según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, como "la gestión de inmuebles y servicios de soporte". Se trata de asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, integrando personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles.
Todo ello puede llegar a representar el 30% de los gastos de una empresa (alquiler de oficinas, electricidad, agua, climatización, ofimática, consumo de papelería, etc...), con lo que es interesante optimizar su gestión y al mismo tiempo ahorrar. Si conseguimos reducir su factura en al menos un 10%, el impacto positivo en la cuenta de resultados de una empresa puede representar entre un 6% y 9%. La disminución de costes dentro del entorno del FM se impulsa por tanto a través de la inversión en la mejora de la gestión de las empresas.
En general, son las que cuentan con más de cien empleados las más interesadas en externalizar la gestión de la globalidad de estos servicios. El nº de empresas con más de 100 empleados que existen en España es de 11.466, con lo que el mercado potencial de los servicios de FM tiene mucho recorrido.
Entrando en detalle, los grandes almacenes automatizados, las compañías con varias sedes, filiales de compañías internacionales, empresas que gestionan edificios de oficinas y el sector hotelero, son los clientes naturales para externalizar la gestión de los servicios de FM. Con respecto a este sector, el número de establecimientos hoteleros de cuatro estrellas, cinco y gran lujo es un mercado nada desdeñable para las empresas gestoras de servicios de FM. Además, un estudio realizado por el Instituto Tecnológico Hotelero (ITH) y otras entidades, refleja que sólo un 15% de los hoteles disponen en su estructura de un departamento de FM, con lo que si externalizaran en una Consultora especializada en la gestión de todos los servicios de FM, podría suponerles hasta un 15% de ahorro en costes.
Si bien cada vez hay más compañías que han sabido reconocer la importancia de contar en su plantilla con un profesional encargado del mantenimiento y gestión eficaz de sus recursos, otras muchas contratan a empresas especializadas para gestionar su segundo centro de costes, después del de personal, y el segundo-tercero para las empresas industriales.
Y es que el FM mueve en España un volumen de negocio incipiente, estando aún lejos de las cifras de países como EE.UU., Reino Unido, Francia u Holanda. Según IFMA España, la Asociación Internacional de Facility Management centrada en la gestión de inmuebles, el uso del FM en los sectores público y privado supondría un ahorro de 14.000 millones, 8.000 millones en el sector privado y 6.000 millones en el público.
Pero, ¿cómo se consiguen ahorros en la gestión de la globalidad de los servicios de FM? El ahorro, sin menoscabar la calidad de servicio, se consigue seleccionando a los proveedores más adecuados y solventes, reorganizando actividades, renegociando contratos, ampliando los tiempos de los mismos, sabiendo gestionar personal, buscando nuevos modelos que no sólo optimicen y disminuyan el gasto, sino que los flexibilice y aporten valor y más calidad. En este sentido, se plantean soluciones innovadoras como por ejemplo establecer ratios de eficiencia para mejorar la calidad del servicio. Si el cliente comparte su estructura de costes, es prácticamente seguro encontrar vías de ahorro.
Para concluir, las empresas que contratan a Consultoras especializadas en la gestión de la globalidad de los servicios de FM, consiguen ahorros globales que oscilan entre el 5% y el 15%. La gran distribución, Industria, Oficinas Centrales, Real Estate, el sector Hotelero, etc. son las empresas tipo que más acuden a este servicio para ser más competitivos.
Eric Mass
Director de la División de Consultoría de Mejora de Operaciones de Ayming