Según un informe del Banco de España, la inflación alcanzará este año el 4,9%. Si bien esta cifra es de las más bajas de la Eurozona y también menor a la esperada, la economía todavía no se recupera de un 2022 marcado por una subida de precios histórica.
Esta situación hace que, hoy en días, las organizaciones se enfrenten a retos complejos en términos de control de costes y presupuestos. En este sentido, el control sobre los gastos debe endurecerse con un objetivo claro: evitar fugas de dinero y velar por la salud de las cuentas empresariales. Y, en esa dirección, la tecnología aplicada a la automatización de procesos tiene mucho que aportar.
De acuerdo con un estudio de Expensya, un 65% de las compañías continúan gestionando los desembolsos de sus equipos con hojas de Excel. Un procedimiento que, sin lugar a duda, no contribuye a tener una visión 360°y en tiempo real sobre los gastos efectuados por los equipos.
Por otra parte, en un escenario como el actual, con la subida de precios y la consiguiente pérdida de poder adquisitivo, las empresas son conscientes de que los empleados se muestran cada vez más reticentes a la hora de asumir los gastos profesionales por adelantado. Ahora bien, ¿qué opciones tienes las organizaciones para hacerle frente a la inflación y preservar a sus equipos del estrés de adelantar dinero?
1- Contar con una política de gastos
Tener una política de gastos, es uno de los primeros pasos para luchar contra la inflación y mantener los presupuestos en orden, además de contar con un software que permita automatizar estas reglas y verificar que se cumplen como se debe. Sin ir más lejos, herramientas como Expensya, permiten configurar categorías de gastos autorizadas, así como límites máximos permitidos asociados a cada una de ellas y así evitar sorpresas desagradables.
Para que la política sirva, efectivamente, para controlar los recursos, la misma debe adaptarse a las necesidades internas. Por ejemplo, en ciertas empresas será posible proponerles a los empleados que se inclinen por transporte público en lugar de taxi cuando viajan; mientras que en otras el ahorro de costes deberá buscarse en otros puntos.
2- Disponer de tarjetas corporativas
Para aligerar la carga que recae sobre los trabajadores cuando deben adelantar gastos, lo mejor es disponer de este tipo de tarjetas. Este instrumento de pago conectado a una herramienta de gestión de gastos, permite que los colaboradores no tengan que hacer uso de su propio dinero y que los departamentos financieros consigan un control total sobre sus desembolsos. Gracias a los presupuestos que se asignan a cada tarjeta, todos los pagos deberán ser verificados previamente.
3- Automatizar los procesos de la gestión de gastos
La visibilidad en tiempo real de los desembolsos en los que incurren los diferentes equipos, es una de las ventajas que supone digitalizar la gestión de gastos. De este modo, los departamentos financieros pueden abordar de forma proactiva cualquier anomalía, como puede ser el fraude interno con las notas de gastos. Según un estudio de Expensya, 2 de cada 3 empleados reconocen haber declarado pagos personales como si fueran profesionales, algo que, al fin de cuentas, contribuye a que las fugas de dinero sean considerables: de acuerdo con la Association Certified Fraud Examiners (ACFE), las pérdidas por esta práctica fraudulenta en manos de los equipos pueden alcanzar hasta un 7% de los ingresos brutos de la empresa.
En definitiva, la inflación obliga a las organizaciones a buscar maneras innovadoras de cuidar su liquidez. Optimizar la gestión de gastos de la mano de softwares especializados se convierte en una estrategia más que eficiente y necesaria en este contexto escenario económico incierto.